A partir do dia 25 de maio de 2018 passou a ser aplicável o Regulamento Geral sobre a Proteção de Dados Pessoais (RGPD) o qual estabelece as regras aplicáveis à proteção, tratamento, e livre circulação de dados pessoais respeitantes a pessoas singulares. O referido Regulamento é diretamente aplicável a todas as entidades que procedam ao tratamento de tais dados, em qualquer estado membro da União Europeia, nomeadamente a Portugal.
A presente Política de Privacidade tem como objetivo dar o devido conhecimento das novas regras aplicáveis ao tratamento dos dados pessoais, bem como, dos direitos que assistem ao titular dos dados e, bem assim esclarecer quanto à forma como se pode gerir, diretamente e de forma simples, os respetivos consentimentos.
Na Misericórdia de Montalegre, a proteção e a garantia de confidencialidade dos dados pessoais dos seus clientes, utentes, responsáveis familiares, funcionários, fornecedores e de todos com quem connosco se relacionem, é uma preocupação que sempre orientou a nossa ação. Direitos que o RGPD vem reforçar.
A Misericórdia de Montalegre tem como preocupação melhorar sempre os serviços que oferece, o que, nesta vertente, só se conseguirá pela aplicação de uma adequada política de privacidade, balizada por uma correta política de segurança de informação.
- CONCEITO DE DADO PESSOAL
De acordo com o Preceito 4.º do RGPD, consideram-se dados pessoais, qualquer informação, de qualquer natureza e independentemente do respetivo suporte, incluindo som e imagem, relativa a uma pessoa singular, identificada ou identificável (titular dos dados), sendo considerada identificável uma pessoa singular que possa ser identificada, direta ou indiretamente, em especial por referência a um identificador, designadamente por referência a um número de identificação ou a mais elementos específicos da sua identidade física, fisiológica, psíquica, económica, cultural ou social.
- QUANDO E COMO RECOLHEMOS E TRATAMOS OS SEUS DADOS PESSOAIS
- Ao candidato, quando se inscreve como utente dos serviços da Misericórdia de Montalegre;
- Ao familiar ou responsável, quando inscreve o utente;
- Ao funcionário que faz parte do quadro de pessoal, por questões administrativas;
- Aos Irmãos.
Importa referir que os dados pessoais solicitados são fornecidos obrigatoriamente e, em caso de falta ou insuficiência desses dados, a Misericórdia de Montalegre não pode dar seguimento aos processos necessários.
- QUAIS OS DADOS PESSOAIS RECOLHIDOS E TRATADOS
- Para todos os referidos no n.º 2:
- Nome completo;
- Filiação;
- Data de nascimento;
- Estado civil;
- Nacionalidade e naturalidade;
- Morada e código postal;
- Número e validade do documento de identificação;
- Número de identificação da segurança social (NISS);
- Número de identificação fiscal (NIF);
- Correio eletrónico;
- Número de telefone;
- Dados necessários à prestação de serviços de saúde (aplica-se apenas a utentes);
- Documentos para formalizar processo de candidatura e admissão constantes dos vários regulamentos internos de cada resposta social;
- Estado civil e número de dependentes (para efeitos de calculo de comparticipação familiar, pagamentos e descontos de salários e emprego);
- Currículo Vitae, cédulas profissionais e certificados de habilitações (aplica-se apenas aos funcionários ou candidatos a emprego).
- Dados biométricos e de imagem.
- Os dados pessoais recolhidos são tratados pelos meios manuais (em papel) e suporte informático no estrito cumprimento da legislação de proteção de dados pessoais, sendo armazenados em base de dados específicas, criadas para o efeito e, em situação alguma, os dados recolhidos serão utilizados para outra finalidade que não seja aquela para a qual foi dado o consentimento por parte do titular dos dados.
- QUAIS AS FINALIDADES DE TRATAMENTO DOS DADOS SUPRA INDICADOS
- Gestão administrativa e financeira;
- Criação de ficha de inscrição;
- Elaboração de contrato de prestação de serviços;
- Comunicar com os responsáveis legais dos utentes;
- Comunicar as frequências dos utentes ao Instituto de Segurança Social;
- Emissão dos devidos documentos contabilísticos;
- Envio de comunicações via CTT, SMS e correio eletrónico;
- Gerir e melhorar a interação com as famílias;
- Fornecer-lhe informação útil;
- Fornecer, melhorar, testar e monitorizar a eficácia do nosso serviço;
- Gestão de pessoal e folhas de pagamentos;
- Organizar a lista de Irmãos e estabelecer o normal contacto com estes;
- Proteção de pessoas e bens e segurança das instalações (videovigilância);
- Cumprimento de obrigações legais.
- COMO PROTEGEMOS OS DADOS
- Apenas são registados os dados pessoais estritamente necessários para o funcionamento da Instituição e relacionamento com os utentes, as famílias e Irmãos;
- Para manter a segurança dos dados pessoais dos utentes, as pastas pessoais de cada utente estão acessíveis apenas aos técnicos e pessoal auxiliar responsáveis pela prestação de cuidados e ao diretor técnico de cada resposta social sob obrigação de sigilo profissional;
- Os dados pessoais dos Irmãos estão acessíveis aos técnicos administrativos e à Mesa Administrativa, assim como os dados pessoais dos funcionários.
- COMUNICAÇÕES DE DADOS A TERCEIROS
- A Misericórdia de Montalegre poderá recorrer a entidades subcontratadas para a prestação de determinados serviços (as relações com estas entidades subcontratadas estarão formalizadas contratualmente). Estas entidades poderão aceder e tratar dados pessoais dos clientes, utentes, funcionários e irmãos, em nome da Misericórdia de Montalegre e por sua conta, estando vinculadas, de forma estrita, à sua Política de Privacidade e satisfação dos requisitos do regime de proteção de dados.
- Poderão ser, ainda, transmitidos dados pessoais dos clientes, utentes, funcionários e irmãos a entidades terceiras quando se julgar que tais comunicações de dados sejam necessárias ou adequadas nomeadamente, à luz da lei aplicável, no cumprimento de obrigações jurídicas e ordens judiciais e para responder a solicitações de autoridades públicas ou governamentais.
- Nos termos da alínea anterior, a Misericórdia de Montalegre poderá transmitir os dados pessoais recolhidos à Direção-Geral da Segurança Social, à Entidade Reguladora de Saúde, ao INFARMED e aos demais organismos destas entidades, à sua seguradora, a subsistemas de saúde, aos Tribunais, Solicitadores, aos órgãos de polícia criminal ou ao Ministério Público, quando notificada para o efeito, ou quando tal se figure necessário para o cumprimento de obrigações jurídicas, conforme legalmente previsto.
- PERÍODO DE CONSERVAÇÃO DOS DADOS PESSOAIS
O período de tempo durante o qual os dados são armazenados e conservados varia de acordo com a finalidade para o qual a informação é tratada.
Efetivamente existem requisitos legais que obrigam a conservar os dados por um período de tempo mínimo. Assim, e sempre que não exista uma exigência legal especifica, os dados serão armazenados e conservados apenas pelo período mínimo necessário para as finalidades subjacentes a sua recolha e posterior tratamento ou, pelo período de tempo autorizado pela Comissão Nacional de Proteção de Dados, findo o qual os mesmos serão eliminados.
- DIREITOS DO TITULAR DOS DADOS PESSOAIS
Nos termos da Lei de Proteção de Dados Pessoais aplicável, são garantidos ao titular dos dados, a todo o tempo, o direito de acesso, atualização, retificação, a eliminação (esquecimento), limitação do seu tratamento, portabilidade e oposição ao uso dos seus dados pessoais. Estes direitos poderão ser exercidos através dos seguintes mecanismos:
- Pedido escrito dirigido ao Encarregado da Proteção de dados para e-mail: [email protected] ou morada: Irmandade da Santa Casa da Misericórdia de Montalegre Rua General Humberto delgado, n.º 473, 5470-247 Montalegre;
- Contacto presencial nos serviços administrativos da Misericórdia de Montalegre sitos na Rua General Humberto delgado, n.º 473, 5470-247 Montalegre.
- RECLAMAÇÕES
No caso de se considerar que o tratamento de dados levado a cabo pela Misericórdia de Montalegre não está em conformidade com a legislação de proteção de dados em vigor, sem prejuízo de recurso a outra via judicial ou administrativa, poderá ser apresentada reclamação junto da Comissão Nacional de Proteção de Dados ou outra autoridade de controlo neste âmbito.
- ATUALIZAÇÕES À POLÍTICA DE PRIVACIDADE
Poderão ser implementadas alterações ou atualizações à presente Política de Privacidade a qualquer momento. Todas as alterações a implementar serão devidamente atualizadas nas plataformas informativas da Misericórdia de Montalegre pelo que, se recomenda a consulta regular destas plataformas.
Santa Casa da Misericórdia de Montalegre
Montalegre, outubro de 2019
Aprovado em reunião da Mesa Administrativa de 08 de outubro de 2019